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Wie antwortet man auf Anfragen und erstellt Angebote & Kostenvoranschläge als Fotograf:in?

· 5 minutes de lecture
Natalia Vinogradova
Natalia Vinogradova
Senior Blog Editor AT Vsble

Online-Portfolio

Tipps für die Erstellung eines professionellen Angebots als Fotograf:in​

  1. Lege deine Preise fest: Der erste Schritt bei der Angebotserstellung besteht darin, deine Preise zu definieren. Diese hängen von deiner Erfahrung, deiner Spezialisierung und der Nachfrage nach deiner Arbeit ab. Recherchiere marktübliche Preise und tausche dich mit anderen Fotograf:innen aus.

  2. Berücksichtige deine Kosten: Neben dem Stundensatz oder Projektpreis solltest du auch deine Ausgaben einplanen – z. B. Equipment-Miete, Reisekosten oder zusätzliche Dienstleistungen wie Bildbearbeitung. Rechne diese Kosten ein, damit du wirtschaftlich arbeitest.

  3. Sei transparent: Offenheit schafft Vertrauen. Liste in deinem Angebot klar auf, was enthalten ist und ob zusätzliche Gebühren anfallen.

  4. Nutze eine Vorlage: Eine strukturierte Vorlage spart Zeit und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild. Du kannst Vorlagen online finden oder selbst mit Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung erstellen.

  5. Nachfassen: Schicke das Angebot nicht einfach nur raus – melde dich beim Kunden nach kurzer Zeit nochmals. Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, Rückfragen zu klären.

Was tun, wenn du eine Anfrage für ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag erhältst?​

Hier sind die fünf wichtigsten Schritte, die du unternehmen kannst, um professionell darauf zu reagieren:

  1. Alle nötigen Informationen einholen: Bitte deine:n potenzielle:n Kund:in um alle relevanten Angaben, die du für eine realistische Einschätzung brauchst. Dazu gehören z. B. der Umfang des Projekts, der Ort des Shootings sowie spezielle Wünsche oder Anforderungen.

  2. Anfrage gründlich prüfen: Nimm dir Zeit, die Anfrage genau zu verstehen, um ein treffendes Angebot zu erstellen und Missverständnisse zu vermeiden.

  3. Entwurf erstellen: Erstelle ein erstes Angebot mit Hilfe einer Vorlage oder Tabelle. Liste deine Preise, kalkulierte Kosten und eventuelle Zusatzgebühren auf. Füge ggf. zusätzliche Informationen aus der Anfrage hinzu.

  4. Prüfen und überarbeiten: Überprüfe deinen Entwurf sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Nimm bei Bedarf Anpassungen vor und kontrolliere alle Details nochmals.

  5. Angebot versenden: Sende das fertige Angebot per E-Mail oder – je nach Wunsch – per Post an die Kundschaft. Achte darauf, etwaige Rückfragen oder gewünschte Ergänzungen zu berücksichtigen.

Beispiel für eine Antwort auf eine Angebotsanfrage:​

Liebe:r [Kund:in],

vielen Dank, dass Sie mich für Ihr Fotoprojekt in Betracht ziehen. Ich freue mich darauf, mehr über Ihre Vorstellungen zu erfahren und zu sehen, wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Um Ihnen ein genaues Angebot unterbreiten zu können, benötige ich bitte noch ein paar weitere Informationen:

  • Welche Art von Fotografie benötigen Sie (z. B. Porträt, Event, Produkt)?
  • Wann und wo soll das Fotoshooting stattfinden?
  • Wie viele Stunden oder Tage ist das Shooting geplant?
  • Benötigen Sie zusätzliche Leistungen wie Bildbearbeitung oder Retusche?

Sobald ich diese Informationen habe, sende ich Ihnen gern einen detaillierten Kostenvoranschlag mit meinen Honoraren und ggf. anfallenden Zusatzkosten.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und ein spannendes Projekt. Sollten Sie Rückfragen haben, melden Sie sich gern jederzeit. Alternativ können Sie auch direkt einen Termin für ein Telefonat oder kurzes Zoom-Meeting über meinen Calendly-Link buchen: [Calendly-Link]*

Mit besten Grüßen,

[Ihr Name]

*Calendly – ein hervorragendes Tool zur Terminbuchung, das sich ganz einfach in deine Vsble-Website integrieren lässt._

Top 5 Tools für Angebote und Rechnungen​

  1. FreshBooks – FreshBooks ist ein Rechnungs-Tool mit vielen Funktionen für Fotograf:innen, inklusive der Möglichkeit, individuelle Angebote zu erstellen und zu versenden. Du kannst Angebote mit deinem Branding gestalten, verfolgen, ob sie angenommen oder abgelehnt wurden, und sie mit einem Klick in Rechnungen umwandeln. https://www.freshbooks.com/

  2. QuickBooks – QuickBooks ist ein bekanntes Tool zur Rechnungserstellung und bietet ebenfalls die Möglichkeit, individuelle Angebote zu erstellen. Mit QuickBooks kannst du den Status deiner Angebote überwachen und sie bei Bedarf schnell in Rechnungen umwandeln. https://quickbooks.intuit.com/

  3. Zoho Invoice – Zoho Invoice bietet umfassende Tools für die Rechnungsstellung, inklusive Angebotserstellung und -versand mit eigenem Branding. Ideal für kreative Profis. https://www.zoho.com/invoice/

  4. Invoice2go – Invoice2go ist ein Tool speziell für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es erlaubt dir, professionelle Angebote und Rechnungen mit deinem Branding zu erstellen und den Status von Kundenreaktionen zu verfolgen. https://www.invoice2go.com/

  5. Wave – Wave ist ein kostenloses Rechnungs-Tool mit Funktionen zur Angebotserstellung. Du kannst personalisierte Angebote senden und mit einem Klick in Rechnungen verwandeln. https://www.waveapps.com/

Erstelle ein professionelles Call Sheet für dein nächstes Fotoshooting​

Ein professionelles Call Sheet (Ablaufplan) ist für jedes Fotoshooting unverzichtbar. Es enthält wichtige Informationen wie Ort, Uhrzeit und Beteiligte und stellt sicher, dass alle Beteiligten genau wissen, was wann passiert.

Ein gut vorbereitetes Call Sheet zeigt nicht nur Professionalität, sondern baut auch Vertrauen bei deinen Kund:innen auf. Es hilft außerdem, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen Ablauf am Set.

Hier sind einige Tools, mit denen du ein professionelles Call Sheet erstellen kannst:

  1. StudioBinder – StudioBinder ist ein Management-Tool für Foto- und Filmproduktionen. Damit kannst du Call Sheets erstellen, versenden, Änderungen verfolgen und mit deinem Team zusammenarbeiten.

  2. Call Sheet Creator – Ein einfaches Tool zur Erstellung von Call Sheets mit vielen Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten, ideal zur Weitergabe an Kund:innen und Team.

  3. Google Sheets – Das kostenlose Tabellen-Tool eignet sich hervorragend zur Erstellung eigener Call Sheets. Einfach strukturieren, ausfüllen und teilen.

  4. Yamdu – Yamdu wurde für Foto- und Videoproduktionen entwickelt. Das Tool bündelt alle wichtigen Infos wie Wetterbericht und nächstgelegenes Krankenhaus und generiert Call Sheets mit wenigen Klicks.

  5. Celtx – Kostenlose Call Sheet Vorlage zum Download für kreative Produktionen.

Ein professionelles Call Sheet hilft dir, organisiert zu bleiben und deine Shootings effizient und stressfrei durchzuführen. Wähle das passende Tool und beeindrucke deine Kund:innen mit klarer Planung.